Ausnahmen von der Einzelauf- zeichnungspflicht

Mit Wirkung ab dem 29.12.2016 wurde der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht gesetzlich festgeschrieben. Das Bundesfinanzministerium hat nun ein Anwendungsschreiben zu den „Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen“ veröffentlicht, in dem es auch auf die Einzelaufzeichnungspflicht und deren Ausnahmen eingeht.

Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung gilt grundsätzlich unabhängig davon, ob der Steuerpflichtige ein elektronisches Aufzeichnungssystem oder eine offene Ladenkasse verwendet.

Merke: Einzelaufzeichnungspflicht bedeutet, dass aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle laufend zu erfassen, einzeln festzuhalten sowie aufzuzeichnen und aufzubewahren sind, sodass sich die einzelnen Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen können.

Nach der gesetzlichen Regelung besteht beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung aus Zumutbarkeitsgründen keine Einzelaufzeichnungspflicht. Voraussetzung: Es wird eine offene Ladenkasse und kein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet.

Diese Ausnahmeregelung hat das Bundesfinanzministerium nun auf Dienstleistungen gegen Barzahlung ausgedehnt, wenn kein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet wird. Der Geschäftsbetrieb muss auf eine Vielzahl von Kundenkontakten ausgerichtet und der Kundenkontakt des Dienstleisters und seiner Angestellten im Wesentlichen auf die Bestellung und den kurzen Bezahlvorgang beschränkt sein.

Beachten Sie: Einzelaufzeichnungen sind zu führen, wenn der Kundenkontakt in etwa der Dauer der Dienstleistung entspricht und der Kunde auf die Ausübung der Dienstleistung üblicherweise individuell Einfluss nehmen kann.

BMF-Schreiben vom 19.6.2018, Az. IV A 4 – S 0316/13/10005 :053; Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen, BGBl I 2016, S. 3152