Elektronische Rechnungen: Anwendungsschreiben des Bundesfinanzministeriums liegt im Entwurf vor

Die elektronische Rechnung (kurz: E-Rechnung) ist beschlossene Sache. Sie wird dazu führen, dass Unternehmen ihre Prozesse ändern bzw. neu strukturieren müssen. Das Bundesfinanzministerium plant, hierzu ein Anwendungsschreiben zu veröffentlichen. Ein Entwurf (16 Seiten) wurde den Verbänden bereits am 13.6.2024 mit der Gelegenheit zur Stellungnahme übersandt. Die endgültige Veröffentlichung des Schreibens ist für den Beginn des 4. Quartals 2024 geplant. Dennoch sollten sich Unternehmen bereits jetzt mit der Neuregelung befassen.

Allgemeines und Übergangsregelungen

Durch das Wachstumschancengesetz (BGBl I 2024, Nr. 108) wurden die Regelungen zur Ausstellung von Rechnungen nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) für nach 2024 ausgeführte Umsätze neu gefasst. Kernpunkt der Neuregelung: Die obligatorische E-Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern (inländische B2B-Umsätze).

Beachten Sie: Ausgenommen sind Rechnungen über Leistungen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, sowie Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 EUR (§ 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung [UStDV]) und Fahrausweise (§ 34 UStDV).

Da die Umsetzung einige Zeit beanspruchen wird, können nach den Vorgaben des § 27 UStG Übergangsregelungen genutzt werden: Der allgemeine Übergangszeitraum beträgt zwei Jahre (Pflicht somit ab 2027). Drei Jahre gelten für Unternehmer mit einem Gesamtumsatz von bis zu 800.000 EUR im Jahr 2026.

Merke: Hinsichtlich des Empfangs einer E-Rechnung gilt keine Übergangsregelung, er ist somit vom 1.1.2025 an durch den Rechnungsempfänger zu gewährleisten. Hierfür reicht es aus, wenn der Empfänger ein E-Mail-Postfach zur Verfügung stellt. Die Beteiligten können abweichend hiervon aber auch andere elektronische Übermittlungswege vereinbaren.

Beachten Sie: Weitere Informationen zu den Übergangsregeln sind im Entwurfsschreiben ab der Rz. 53 aufgeführt.

Verpflichtete Unternehmer, E-Rechnung und sonstige Rechnung

Unternehmer sind nach § 14 Abs. 2 UStG zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet, wenn der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist:

a) für eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen,
b) für eine Leistung an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist,
c) für eine steuerpflichtige Werklieferung (§ 3 Abs. 4 S. 1 UStG) oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen anderen als unter a) oder b) genannten Empfänger (Nichtunternehmer oder Unternehmer für dessen nichtunternehmerischen Bereich).

Beachten Sie: Bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ist regelmäßig eine E-Rechnung auszustellen. Dies ist der Fall, wenn sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete ansässig sind.

Ist mindestens einer der beteiligten Unternehmer nicht im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete ansässig, besteht keine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung.

Bei den zuvor unter Buchstabe b) und c) genannten Fällen kann eine sonstige Rechnung (z. B. Papierrechnung) ausgestellt werden. Eine Ausstellung und Übermittlung als E-Rechnung oder als eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format ist in diesen Fällen nur mit der Zustimmung des Empfängers möglich.

Zulässige Formate

Das Bundesfinanzministerium widmet sich der Frage nach den zulässigen Formaten sehr ausführlich auf rund drei Seiten (Gliederungspunkt 2.3). Generell gilt: E-Rechnungen können sowohl in einem rein strukturierten als auch in einem hybriden Format erstellt werden.

Ein zulässiges elektronisches Rechnungsformat muss vor allem gewährleisten, dass die Rechnungspflichtangaben (§ 14 Abs. 4 UStG) elektronisch übermittelt und ausgelesen werden können. Die Verwendung von strukturierten Formaten, die auf der Norm EN 16931 beruhen, ist immer zulässig. Unter bestimmten Voraussetzungen sind auch andere Formate möglich.

Welches (zulässige) Format verwendet wird, ist eine zivilrechtliche Frage, die nur zwischen den Vertragsparteien zu entscheiden ist.

Umfang, Übermittlung und Empfang

Voraussetzung für eine E-Rechnung ist u. a., dass sie eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Dies bedeutet, dass für eine ordnungsmäßige Rechnung alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben (vgl. §§ 14, 14a UStG) im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein müssen.

Hinsichtlich der Leistungsbeschreibung gilt, dass die im strukturierten Teil der E-Rechnung enthaltenen Angaben eine eindeutige Identifizierung der abgerechneten Leistung ermöglichen müssen. Es können aber ergänzende Angaben in einem in die E-Rechnung integrierten Anhang aufgenommen werden.

Für die Übermittlung von E-Rechnungen kommen z. B. der Versand per E-Mail (Achtung: Eine PDF ist keine E-Rechnung), die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle oder die Möglichkeit des Downloads über ein (Kunden-)Portal in Betracht.

Beachten Sie: Die Übergabe der XML-Datei auf einem externen Speichermedium (z. B. USB-Stick) erfüllt nicht die Voraussetzungen der Übermittlung in elektronischer Form.

Merke: Verweigert der Rechnungsempfänger die Annahme einer E-Rechnung bzw. ist er hierzu technisch nicht in der Lage, hat er kein Anrecht auf eine alternative Ausstellung einer sonstigen Rechnung. In diesem Fall gelten die umsatzsteuerlichen Pflichten des Ausstellers auch als erfüllt, wenn er eine E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich um eine ordnungsgemäße Übermittlung bemüht hat.

Verträge als Rechnungen

Verträge sind als Rechnung anzusehen, soweit sie die nach § 14 Abs. 4 UStG erforderlichen Angaben enthalten. Sofern eine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung bei einem Dauerschuldverhältnis (z. B. Mietverhältnis) besteht, ist es ausreichend, wenn für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung ausgestellt wird, welcher der zugrunde liegende Vertrag als Anhang beigefügt wird oder sich aus dem sonstigen Inhalt klar ergibt, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt.

Für Dauerschuldverhältnisse ist spätestens bis zum Auslaufen der vom Rechnungsaussteller angewendeten Übergangsregelung eine initiale E-Rechnung nach vorstehender Regelung zu erteilen. Dies gilt auch für Dauerschuldverhältnisse, die vor dem 1.1.2025 begründet worden sind.

Vorsteuerabzug

Bestand eine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung und wird stattdessen eine sonstige Rechnung ausgestellt, handelt es sich um keine ordnungsmäßige Rechnung. Folglich berechtigt die ausgestellte Rechnung dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug.

Merke: Eine sonstige Rechnung kann durch eine E-Rechnung berichtigt werden. Diese muss durch eine spezifische und eindeutige Bezugnahme auf die ursprüngliche Rechnung zum Ausdruck bringen, dass es sich um eine berichtigte Rechnung handelt. Eine solche Berichtigung wirkt unter den übrigen Voraussetzungen auf den Zeitpunkt der Ausstellung der sonstigen Rechnung zurück, auch wenn der Vorsteuerabzug zunächst nicht möglich war.

Beachten Sie: Erfolgt keine Rechnungsberichtigung, kann auch aus einer sonstigen Rechnung unter Anlegung eines strengen Maßstabes ein Vorsteuerabzug möglich sein, sofern das Finanzamt über sämtliche Angaben verfügt, um die materiellen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug zu überprüfen.

Aufbewahrung

Der strukturierte Teil einer E-Rechnung ist so aufzubewahren, dass er in seiner ursprünglichen Form vorliegt und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden. Eine maschinelle Auswertbarkeit seitens der Finanzverwaltung muss sichergestellt sein.

Sofern in einem zusätzlichen übersandten Dokument Aufzeichnungen enthalten sind, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (z. B. Buchungsvermerke), sind diese ebenfalls so aufzubewahren, dass sie in ihrer ursprünglichen Form vorliegen und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden.

Beachten Sie: Das vollständige Entwurfsschreiben können Sie unter www.iww.de/s11125 abrufen.

Quelle: BMF, Entwurfsschreiben, Az. III C 2 – S 7287-a/23/10001 :007, Stand: 13.6.2024