Infos aus der Steuerwelt März 2026
Mit Ablauf der gesetzlichen Fristen können nach dem 31.12.2025 insbesondere folgende Unterlagen vernichtet werden:
10-jährige Aufbewahrungsfrist: Handelsbücher, Journale, Konten usw., in denen die letzte Eintragung 2015 und früher erfolgt ist, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen und Inventare, die 2015 oder früher aufgestellt wurden.
8-jährige Aufbewahrungsfrist: Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Bescheide, Zahlungsanweisungen, Kontoauszüge, Lohn- bzw. Gehaltslisten, Reisekostenabrechnungen, Bewirtungsbelege) aus dem Jahr 2017 oder früher.
6-jährige Aufbewahrungsfrist: Lohnkonten und Unterlagen zum Lohnkonto mit Eintragungen aus 2019 oder früher, sonstige Dokumente sowie Geschäftsbriefe aus dem Jahr 2019 oder früher. Dies gilt sowohl für Unterlagen in Papierform als auch für Unterlagen in Form von Daten. Während des Aufbewahrungszeitraums muss der Zugriff auf diese Daten, die Lesbarkeit und die maschinelle Auswertbarkeit möglich sein.
Elektronische Rechnungen, Handels und Geschäftsbriefe sind in dem Format unverändert aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden (z. B. im PDF- oder Bildformat); sie dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungspflicht gelöscht werden.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.
Die Vernichtung von Unterlagen ist allerdings dann nicht zulässig, wenn die Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist (vgl. §§ 169, 170 AO).
Bei der Entscheidung über die Vernichtung von Buchhaltungsunterlagen ist grundsätzlich auch zu prüfen, ob und welche Unterlagen evtl. als Beweise für eine spätere Betriebsprüfung bzw. für ein ggf. noch zu führendes Rechtsmittel – trotz der offiziellen Vernichtungsmöglichkeit – weiterhin aufbewahrt werden sollten.
